So erstellen Sie eine Tabelle, mit der die Datenbank die Daten Ihrer SchülerInnen korrekt einlesen kann

In den meisten Schulen gibt es Dateien mit den Namen und Daten der SchülerInnen jeder Klasse. Es handelt sich meist um Tabellen, entweder im Microsoft Word-Format (.doc) oder Microsoft Excel-Format (.xls). Für beide Formate wird im Folgenden erst überblicksartig, danach noch einmal Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie eine datenbankgerechte Datei erstellen können. Für andere Programme, etwa aus der Open-Office-Suite ist die Vorgehensweise sehr ähnlich.

Wie die Datei am Ende beschaffen sein soll:

Die Datenbank erwartet von Ihnen eine einfache Text-Datei (.txt), in der jeder Schüler in einer eigenen Zeile steht, und alle seine Angaben durch jeweils ein Tabstoppzeichen getrennt sind. Die Reihenfolge der Angaben ist:

Nachname => Vorname => Klassenstufe => Geschlecht

Die ersten drei Angaben (Nachname, Vorname, Klassenstufe) sind verpflichtend, die anderen können leer bleiben. Wenn Sie aus Datenschutzgründen die Identität Ihrer Schüler verschleiern wollen, geben Sie Fantasienamen oder fortlaufende Nummern an. Für den Orthografietrainer ist lediglich wichtig, dass die ersten drei Spalten für jeden Schüler gefüllt sind und dass keine Kombination aus Vorname und Nachname zweimal vorkommt. Alles andere dient lediglich Ihrem Komfort bei der Verwaltung Ihrer SchülerInnen.

eine Datei mit Microsoft Excel erstellen
eine Datei mit Microsoft Word erstellen

So erstellen Sie eine datenbankgerechte Datei mit Microsoft Excel (hier Version 2000)

Nehmen wir an, Sie verwalten Ihre SchülerInnen in einer Excel-Tabelle.

Verändern Sie diese Tabelle zunächst so, dass die Spaltenanzahl und Spaltenreihenfolge die folgende ist:

Nachname
Vorname
Klassenstufe
Geschlecht

(wie bereits erwähnt, müssen nur die ersten drei Spalten gefüllt sein) Hier können Sie sich eine Vorlage herunterladen, in der die Spalten dateigerecht vorformatiert sind.

Achten Sie darauf, dass in den Spalten der Vor- und Nachnamen keine unnötigen Leerzeichen stehen, denn Orthografietrainer.de erstellt aus Vor- und Nachnamen den Loginnamen der SchülerInnen und würde dann das Leerzeichen mit in den Loginnamen integrieren (also statt "Lutz_Müller" so etwa wie "Lutz _Müller" – und das gibt bestimmt unerwünschte Komplikationen mit dem armen Lutz...)

Nun brauchen Sie die Datei nur noch richtig abzuspeichern: Gehen Sie auf den Befehl „Datei > Speichern unter...“ und wählen sie als Dateityp „Text (Tabs getrennt) (*.txt)“ aus. Sie bekommen zwei Warnungen, nämlich einmal dass das ausgewählte Dateiformat keine Arbeitsmappen mit mehreren Blättern unterstützt und danach, dass in diesem Format eventuell Informationen verloren gehen. Beide Informationen können Sie getrost abnicken. Wenn Sie die neu geschaffene Datei schließen und anschließend doppelklicken, öffnet sich sehr wahrscheinlich nicht mehr MS Excel, sondern das Notepad und zeigt Ihnen ein Textgewirr der folgenden Art:

Sie werden feststellen, dass alle Angaben gegeneinander verschoben scheinen, doch das ist überhaupt nicht schlimm, solange zwischen jeder einzelnen Angabe ein Tabstopp liegt. Vergessen Sie nicht, die Datei zu schließen, bevor Sie sie auf Orthografietrainer.de hochladen.

Achtung:

In manchen Konfigurationen kommt es vor, dass die erstellte Text-Datei nicht in der Codierung „ANSI“ abgespeichert wird. Sie können das überprüfen, indem Sie die neu erstellte .txt-Datei öffnen und dann den Befehl „Datei > Speichern unter...“ auswählen. Im Feld „Codierung“ sollte „ANSI“ ausgewählt sein. Ist es das nicht, ändern Sie die Codierung einfach auf „ANSI“.

Sie haben Probleme beim Erstellen und Hochladen der Datei?

Schreiben Sie mir und hängen Sie auch gleich die Datei mit an. Ich werde so schnell wie möglich das Problem aufspüren und im Ernstfall Ihre Klasse für Sie anmelden. Wie gesagt: Orthografietrainer.de befindet sich in der Beta-Phase

So erstellen Sie eine datenbankgerechte Datei mit Microsoft Word (hier Version 2000)

Nehmen wir an, Sie verwalten Ihre SchülerInnen in einer Tabelle, die Sie mit Microsoft Word erstellt haben.

Verändern Sie diese Tabelle zunächst so, dass die Spaltenanzahl und Spaltenreihenfolge die folgende ist:

Nachname
Vorname
Klassenstufe
Geschlecht

(wie bereits erwähnt, müssen nur die ersten drei Spalten gefüllt sein). Hier können Sie sich eine Vorlage herunterladen, in der die Spalten dateigerecht vorformatiert sind.

Achten Sie darauf, dass in den Spalten der Vor- und Nachnamen keine unnötigen Leerzeichen stehen, denn Orthografietrainer.de erstellt aus Vor- und Nachnamen den Loginnamen der SchülerInnen und würde dann das Leerzeichen mit in den Loginnamen integrieren (also statt Lutz_Müller Lutz _Müller – und das gibt bestimmt unerwünschte Komplikationen mit dem armen Lutz...)

Wandeln Sie die Tabelle nun über den Befehl „Tabelle > Umwandeln > Tabelle in Text“ (in anderen Word-Versionen ähnlich) in normalen Text um und geben Sie als Text-Trennzeichen: „Tabstopps“ an.

Nun brauchen Sie die Datei nur noch richtig abzuspeichern: Gehen Sie auf den Befehl „Datei > Speichern unter...“ und wählen sie als Dateityp „Nur Text (*.txt)“ aus. Sie bekommen eine Warnung, dass in diesem Format eventuell Informationen verloren gehen, was Sie getrost bestätigen können.

Wenn Sie die neu geschaffene Datei schließen und anschließend doppelklicken, öffnet sich sehr wahrscheinlich nicht mehr MS Word, sondern das Notepad und zeigt Ihnen Ihre Daten etwa in der folgenden Art:

Sie sehen, dass alle Angaben gegeneinander verschoben scheinen, doch das ist überhaupt nicht schlimm, solange zwischen jeder einzelnen Angabe ein Tabstopp liegt. Am Ende des Textes finden Sie eine oder zwei leere Zeilen, die von MS Word dort automatisch angelegt wurden und die Sie nun löschen. Wenn Sie das nicht tun, legt Orthografietrainer.de für die leeren Zeilen einen eigenen Schüler an. Das ist nicht weiter schlimm. Sie schleppen dann allerdings in der Klasse stets eine Karteileiche mit sich herum, der seine Hausaufgaben sicherlich nie erledigen wird...

Vergessen Sie nicht, die Datei zu schließen, bevor Sie sie auf Orthografietrainer.de hochladen.

Achtung:

Sie haben Probleme beim Erstellen und Hochladen der Datei?

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